Comunicación Formal en las empresas

Comunicación Formal

La comunicación formal se divide en escrita y oral. Tareas diarias se manejan a través de la comunicación oral, mientras que las cuestiones de mayor relevancia requieren la comunicación escrita.

Las relaciones formales

Se adopta esta comunicación entre los empleados, donde las relaciones formales han sido establecidas por la organización. El emisor y el receptor tienen algún tipo de relaciones organizacionales. La comunicación tiene que pasar a través de un canal definido al pasar de una persona a otra.

Mensaje Organizacional

Este canal tiene que ver con sólo los mensajes de organización autorizados y los mensajes personales están fuera de su jurisdicción.

Esfuerzo deliberado

Este canal de comunicación no se establece de forma automática, pero el esfuerzo tiene que ser hecho de su creación. Se decide teniendo en cuenta los objetivos de la organización.

Ventajas

Mantenimiento de la Autoridad

La comunicación formal mantiene fuertes relaciones entre los jefes y sus subordinados,  gracias a ello se mantienen la autoridad de los superiores. Sin embargo, es recomendable controlar  a los subordinados y fijar su responsabilidad  la cual es necesaria para llevar un control eficaz y exitoso.

Clara y eficaz comunicación

En la comunicación formal, hay un contacto directo entre los jefes  y los subordinados. Los superiores  deben saber cuándo y en qué momento los subordinados necesitan información. De esta manera, esta comunicación es capaz de hacer que la información sea oportuna.

Flujo ordenado de la información

• La información tiene que pasar a través de una ruta definida de una persona a otra.
• Fácil conocimiento de fuente de la información
• En este tipo de comunicación, la fuente de cada información puede ser fácilmente localizada.

Desventajas

• Sobrecarga de trabajo
• Se dedica mucho tiempo en la comunicación oficial, y por lo tanto algunas otras tareas importantes se dejan sin vigilancia.
• La distorsión de la información

Este método puede ser un obstáculo en el flujo de información. A veces la distancia entre el emisor y el receptor es tan grande que la información tiene que pasar por muchas manos y por el tiempo que alcanza el receptor está distorsionado. Por lo tanto, a veces, no logra su propósito.

Los directivos en ocasiones son indiferentes

A veces los jefes  no prestan mucha atención a las sugerencias y quejas de los subordinados. En tal caso, un subordinado puede llegar a perder su fe en la eficacia de la comunicación formal.