problemas y beneficios de administración del tiempo

Los problemas más comunes para administrar el tiempo son:

• Los estimados de tiempo que suponen van a necesitar para una actividad, para transportarse, para resolver situaciones o tomar decisiones, son irreales y son parte de los desperdiciadores de tiempo más comunes.
• La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala administración o una carga de trabajo mal planeada y distribuida.
• Es frecuente que se trata de hacer demasiado en un tiempo muy corto.
• También sucede que se no sabe decir “no” a las distracciones externas.
• Se confunden prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia dejando lo urgente para después.
• Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas.
• Dejan las anotaciones del registro de como se va utilizar el tiempo para el final del día o cuando haya un momento oportuno, lo cuál no es funcional ni realista, ya que la memoria puede fallar, con la cantidad de compromisos e información que se manejan a diario.
• No se preocupan por registrar los compromisos y actividades, lo que impide administrar eficientemente el tiempo, llegando tarde a reuniones y en situaciones adversas puede producir crisis innecesarias.
• La falta de la planeación del tiempo, en muchos casos, limita la posibilidad de generar alternativas de soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la vía de acción más efectiva
• Hay quienes se oponen al registro y control del tiempo, ya que lo consideran como una amenaza o se sienten inseguros porque nunca lo han intentado.
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• Beneficios de la administración del tiempo
  • Nos guía siempre hacia objetivos, prioridades y caminos que nos conducen a esos objetivos.
  • Evita el estrés.
  • Facilita la obtención de resultados más eficaces, eficientes y efectivos.
  • Podemos obtener más y mejores resultados en menor tiempo y con menor gasto de recursos.
  • Organiza mejor el trabajo y las otras actividades.
  • Ayuda al cumplimiento de plazos.
  • Tenemos más tiempo para nuestros intereses.
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  • Principios básicos para administrar con eficiencia el tiempo:
    • Una lista de las actividades de una semana completa facilita la utilización efectiva del tiempo.
    • Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.
    • Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores, en planear el día siguiente.
    • El tiempo rara vez se utiliza exactamente como se planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.